2023.05.31
組織で指示を出す場合に最も大事なことは
上司が部下に指示を出す際に、
最も大事なことは人によって
異なるかもしれませんが、
私の意見としては以下の3つです。
【指示の出し方】
- 指示の内容が明確であること。
- 部下が何をいつまでにどうやってやればいいかを理解できるようにすることです。
- 指示のタイミングが適切であること。
- 部下が他の業務に影響を受けずにスムーズに作業を進められるようにすることです。
そして何より
- 指示の目的や理由が伝わること。
- 部下が自分の仕事の意義や重要性を感じられるようにすることです。
上の３つを心がければ、
部下は上司の指示に対して積極的に取り組み、
成果を出しやすくなると思います。
特に目的や背景の共有が最もポイントだと思うのです
指示の出し方が悪いとこうなる
先述しました3つのことを怠ってしまうと、
以下のようなデメリットがあります。
- 指示の内容が明確でないと、
- 部下は仕事の進め方や優先順位が分からず
- 、迷ったり確認したりする時間が増えたり、
- 目的からずれたりする可能性があります。
- その結果、
- 上司は部下の手伝いや修正に
- 時間を割かなければならず、
- 業務効率や成果が低下すると考えられます。
- 指示のタイミングが適切でないと、
- 部下は他の業務に影響を受けて、
- 作業に集中できなかったり、
- スケジュールが狂ったりする可能性があります。
- また、部下は上司に対して
- 配慮や理解がないと感じて、
- ストレスや不満を抱くようになる可能性があります。
- 指示の目的や理由が伝わらないと
- 部下は自分の仕事に対する
- モチベーションや責任感が低くなり、
- 仕事の質やスピードが落ちる可能性があります。
- また、部下は上司に対して
- 不信感や不満を抱くようになり、
- コミュニケーションや信頼関係が
- 損なわれる可能性があります。
これらのデメリットを避けるためにも、
上司は部下に指示を出す際に、
内容の明確さ、目的や理由の共有、
タイミングの適切さを意識することが大切です。
指示を出す際のポイント
指示を出す際に、目的を伝えるだけでなく、
以下のような方法も有効です。
- 指示は明確に伝える。曖昧な表現は避け、
- 5W2Hを意識する。優先順位や期限も伝える。
指示は多くても3つまでにする。ポイントを絞って話す。
目的や理由も共有する。
部下が納得して業務に取り組めるようにする。
タイミングを見計らう。部下の仕事がひと段落した瞬間や
話を聴いてもらえそうなタイミングで指示を出す。
部下との目線を合わせる。部下のスキルや性格、
仕事の状況などを把握して、適切な指示を出す。
- フィードバックする。部下の状況や成果に対して、
- 評価や改善点などを伝える。
- そして何よりもですが
目的や理由も共有する！ - 部下が納得して業務に取り組めるようにする。
これらの方法を実践すれば、部下は仕事の全体像や判断軸を理解でき、自分で順序だてて作業を進めやすくなります。その結果、上司は部下のフォローや修正の手間を省け、業務効率や成果が上がると考えられます。
目的の存在しない指示は別の結果を生み出す
どちらにしても、
指示を出す側の
「何のために指示を出したのか！？」
という目的が明確に伝わっていないと
出来上がる結果が大きく変わります
うちの店的にいえば
「お客様の前で不適切な私語はつつしみましょう」
「みんなでお客様に対応しましょう」
「お客様への対応時間を増やしましょう」
と言ったところで
非常に表層的な対処療法になります。
なぜその指示を出したのかという
目的を伝えないと指示の意味が
しっかり伝わらず仕舞いになると
非常に感じることが多くあります。
枕詞に指示の目的として
「お客様に「来てよかった」と感動していただくために」
とつけると、指示命令による結果が大きく変わります
指示の前におく、前置詞や目的意識
枕詞や前置詞に
「お客様に「来てよかった」と感動していただくために」
「お客様の前で不適切な私語はつつしみましょう」
「みんなでお客様に対応しましょう」
「お客様への対応時間を増やしましょう」
と伝えれば、なぜ客前での私語がダメなのか
当然考えざるを得ません。
しかし、その前置詞がないと
客前の私語さえしなければいいのだなと
別の場所で私語をし出します。
目的が伝わっていない
典型的な現象です。
枕詞や前置詞がなく
井戸端会議トーク（私語）をやめましょうという
提言をしてしまった場合
状態を変えるために
「じゃぁ、井戸がなければいいよね」
「井戸をなくしてしまおう」
という全く別の結果を産んでいきます
目的は、お客様に感動して頂くためなのに
井戸が悪者になって井戸を無くせばいいという
とんでもない視点になっていく
本末転倒です。
部下の受信具合をチェックするのも有効
指示を出された人に
「どんな指示があったのですか？」と
確認するのも非常に有効な手段です。
実際に指示をもらった人に
アウトプットしてもらって
指示の出た理由を確認すれば
伝達深度がわかります。
指示の目的を伝えた場合と
指示だけの場合では
状態への浸透率が大きく変わります
どちらにしても
状態をより良くするために
指示を出していくのですから
明確な目的意識を持って
状態が分かりやすく好転するように
組織の上部は指示を出す
必要があります。
指示を出す側は
注意したいですね。
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当方は山形市中央倫理法人会
2011年に発足した単会ながらも
山形県下で最大会員数を誇る単会
県内の単会にて唯一独自のHPを作り
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